Privacy statement

Hollandbio hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In dit Privacy Statement willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Hollandbio houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in dit Privacy Statement;
Verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
Vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.

Hollandbio is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van ons Privacy Statement, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen, kan dit via ons contactformulier.

1. Verwerking van persoonsgegevens van prospect, stakeholder-/lobbycontacten en/of geïnteresseerde

Persoonsgegevens van prospect, stakeholder-/lobbycontacten en/of geïnteresseerde worden door hollandbio verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

Informatieverstrekking in de vorm van nieuwsbrieven, uitnodigingen voor events en/of gerichte contacten.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

Mondelinge toestemming, afgifte visitekaartje en/of via koppeling op LinkedIn, toestemming via e-mail of aanmeldingsformulier;

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan hollandbio de volgende persoonsgegevens van u vragen:

(Voor-) naam + aanhef;
Telefoonnummer;
E-mailadres;
Werkzaam bij bedrijf/organisatie;
Functie bij betreffend(e) bedrijf/organisatie.

Uw persoonsgegevens worden door hollandbio opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

Gedurende de periode dat men gezien wordt als een prospect, stakeholder-/lobbycontacten en/of geïnteresseerde.

2. Verwerking van persoonsgegevens van primaire contactpersonen van hollandbio’s leden

Hollandbio’s leden zijn bedrijven en organisaties. Hollandbio verwerkt persoonsgegevens van primaire contactpersonen bij onze leden ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

Administratieve doeleinden;
Het uitvoering geven aan de lidmaatschapsovereenkomst.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

De lidmaatschapsovereenkomst;

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan hollandbio de volgende persoonsgegevens van u vragen:

(Voor-) naam + aanhef;
Telefoonnummer;
E-mailadres;
Contactpersoon van bedrijf/organisatie;
Functie bij betreffend(e) bedrijf/organisatie.

Uw persoonsgegevens worden door hollandbio opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

Gedurende de looptijd van de overeenkomst en daarna alleen in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar.

3. Verwerking van persoonsgegevens van deelnemers van hollandbio-events

Persoonsgegevens van deelnemers van hollandbio’s events worden door hollandbio verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

Administratieve doeleinden;
Als beeldmateriaal op hollandbio’s website.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

Toestemming via het aanmeldingsformulier.

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan hollandbio de volgende persoonsgegevens van u vragen:

(Voor-) naam + aanhef;
Telefoonnummer;
E-mailadres;
Werkzaam bij bedrijf/organisatie;
Functie bij betreffend(e) bedrijf/organisatie;
Bankrekeningnummer of factuuradres.

Tevens kan hollandbio foto’s van u maken tijdens het event en deze op de website van hollandbio plaatsen.

Uw persoonsgegevens worden door hollandbio opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

Gedurende 1 jaar en daarna het beeldmateriaal voor maximaal 5 jaar en de financiële administratie voor maximaal 7 jaar.

4. Verwerking van persoonsgegevens van deelnemers van hollandbio in collaboration with Events

Een in collaboration with event is een evenement georganiseerd door een van hollandbio’s leden met hulp van hollandbio. In collaboration with event zijn altijd herkenbaar aan het in collaboration with- logo en in alle communicatie over het evenement is duidelijk wie het mede-organiserende lid is.

Persoonsgegevens van deelnemers in collaboration with-events worden verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

Administratieve doeleinden;
Follow-up na afloop van het evenement;
Afbeeldingen op de website van hollandbio en het mede-organiserende lid.

Basis voor deze informatie is:

Overeenkomst via het aanvraagformulier

Voor de hierboven genoemde doel(en) kunnen hollandbio en het medeorganiserende lid de volgende persoonsgegevens van u opvragen:

(Achter)naam en aanhef;
Telefoonnummer;
E-mailadres;
Werkgever;
Rol bij werkgever;
Bankrekeningnummer of factuuradres.

Hollandbio en het mede-organiserende lid kunnen foto’s van u maken tijdens het evenement en deze op de website van hollandbio en het mede-organiserend lid plaatsen.

Uw persoonsgegevens worden door hollandbio en de samenwerkende organiserende partij opgeslagen voor de bovengenoemde doel(en) voor de periode:

Gedurende 1 jaar en daarna de beelden maximaal vijf jaar en de financiële administratie maximaal zeven jaar.

5. Verstrekking aan derden

De gegevens die u aan ons geeft, kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Zo maken wij gebruik van een derde partij voor:

Het verzorgen van de financiële administratie;
Beheer van het door hollandbio gebruikte CRM;
Beheer van de website.

Wanneer u mee wenst te doen met het hollandbio -VWR Avantor purchasing programme, dan verstrekken wij alleen wanneer u ons hier schriftelijk toestemming voor geeft via business.solutions@hollandbio.nl de hiervoor benodigde persoonsgegevens aan VWR Avantor.

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen. Verder zullen wij de door uw verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven. Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier schriftelijk toestemming voor geeft.

6. Binnen de EU

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU.

7. Minderjarigen

Wij verwerken geen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jongen dan 16 jaar).

8. Bewaartermijn

Hollandbio bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist, zoals omschreven onder punt 1, 2 en 3.

9. Hollandbio’s website

De website van hollandbio gebruikt alleen technische en functionele cookies. En analytische cookies die geen inbreuk maken op uw privacy. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze websites en apps wordt opgeslagen op uw computer, tablet of smartphone. De cookies die wij gebruiken zijn noodzakelijk voor de technische werking van de websites en apps en uw gebruiksgemak. Ze zorgen ervoor dat de websites en apps naar behoren werken en onthouden bijvoorbeeld uw voorkeursinstellingen. Ook kunnen wij hiermee onze websites en apps optimaliseren. U kunt zich afmelden voor cookies door uw internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kunt u ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van uw browser verwijderen.

10. Beveiliging

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen:

Alle personen die namens hollandbio van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan;
We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

11. Rechten omtrent uw gegevens

U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegeven welke wij van u ontvangen hebben. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij.

Mogen wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van een door u gegeven toestemming hiertoe, dan heeft u altijd het recht deze toestemming in te trekken. Neem hiervoor contact met ons op via info@hollandbio.nl. Uitschrijven voor een maillijst kan tevens via de unsubscribe link onderaan al onze nieuwsbrieven.

12. Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens, dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. Komen wij er samen met u niet uit, dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

13. Vragen

Als u naar aanleiding van ons Privacy Statement nog vragen of opmerkingen heeft, neem dan contact met ons op!

14. Contactgegevens

Hollandbio
Laan van Nieuw-Oost Indië 131-133
2593 BM Den Haag
info@hollandbio.nl

15. Versie

Dit privacy statement is voor het laatst herzien op 22 oktober 2021.